​Le transfert d’archives est une opération complexe qui requiert une planification méticuleuse pour assurer la préservation et la sécurité des documents. La première étape consiste à effectuer un inventaire détaillé des archives, évaluant leur état et déterminant le volume à déplacer, ce qui facilite la planification logistique et le respect des délais. ​

Le conditionnement sécurisé des archives est primordial. Utiliser des contenants appropriés protège les documents contre les dommages physiques et les facteurs environnementaux. Un étiquetage précis de chaque boîte ou dossier est également nécessaire pour assurer une traçabilité efficace lors du transfert. ​

Le transport doit être effectué par des véhicules spécialement équipés, dotés de systèmes de sécurité avancés, afin de minimiser les risques durant le déplacement. Faire appel à un prestataire expérimenté garantit une manipulation appropriée des documents sensibles et une transition sans encombre. ​

À l’arrivée, une réinstallation organisée des archives est effectuée à Balma, incluant le déballage soigné, le classement selon le système préétabli et la vérification de l’intégrité de chaque dossier, garantissant une transition fluide et une reprise rapide des activités liées à la gestion documentaire. ​